Problem and Solution

Dalam mengelola dan memanage sistem layanan pustaka, terkadang kita di hadapkan pada berbagai macam masalah yang cukup rumit. sebagai pustakawan yang profesional kita harus mampu menangani persoalan tersebut.
Berikut ini beberapa problem yang sering terjadi, tak lupa kami sertakan solusi untuk mengatasi persoalan tersebut :
• Peminjam ingin meminjam sebuah buku, namun buku yang akan dipinjam tidak ada di dalam stok buku tersedia.
o solusi : Dilakukan pecatatan atas buku yang ingin dipinjam namun belum ada pada stok. Dan daftar ini dapat dijadikan bahan untuk referensi jika penambahan stok buku dilakukan.
• Ada peminjam yang akan meminjam buku yang sedang dipinjam oleh peminjam lainnya.
o solusi : Pencatatan peminjaman harus ke dalam database yang baik dan dapat dilakukan waiting list atau daftar tunggu untuk buku yang sedang dipinjam. Dan jika buku dikembalikan, dapat diberitahu kepada peminjam yang berikutnya.
• Buku yang sudah dikembalikan ada yang statusnya masih tercatat dipinjam.
o solusi : pencatatan daftar peminjaman dan pengembalian buku harus segera diupdate secara otomatis pada saat pengembalian terjadi.
• Buku dipinjam terlalu lama atau tidak pernah dikembalikan oleh peminjamnya.
o solusi : daftar peminjam dicatat secara baik beserta dengan data identitas lainnya. Jika akan meminjam, identitas diperiksa dan jika dalam waktu tertentu buku tidak dikembalikan, maka peminjam dapat dihubungi.
• Seorang peminjam ingin meminjam suatu buku, buku tersedia dan ada di perpustakaan, namun belum dimasukkan dalam catalog buku.
o solusi : system harus dibuat agar tidak dapat memasukkan buku yang belum tercatat dalam catalog.
• Buku ada di dalam catalog perpustakaan, tetapi tidak dapat ditemukan bukunya.
o solusi : setiap pencatatan untuk catalog harus diperiksa ulang ada atau tidaknya buku tersebut.
• Kondisi buku ketika akan dipinjam atau dikembalikan rusak, halaman tidak lengkap, atau lainnya.
o solusi : Jika buku rusak ketika akan dipinjam, maka harus diberi keterangan jelas pada saat pencatatan peminjaman bahwa buku dipinjam dalam keadaan rusak. Dan kemudian pada saat pengembalian harus dilakukan pengecekan ulang terhadap kondisi buku.
• Peminjam ingin meminjam suatu buku, namun tidak dapat datang langsung ke perpustakaan.
o solusi : Disediakan jasa untuk pinjam-antar secara online baik melalui telephone atau website khusus dengan biaya tambahan untuk pengantaran.
• Seorang peminjam yang sudah terdaftar lama sebagai anggota, pada suatu waktu ingin meminjam banyak buku sekaligus, melebihi batasan yang ditentukan.
o solusi : Karena ada batas pinjam untuk mengurangi demand yang banyak maka jika ingin meminjam melebihi batas kuota peminjaman dikenakan biaya tambahan yang cukup besar agar peminjam dapat memikir dua kali untuk meminjam melebihi batas peminjaman.
• Seorang peminjam ingin mencari sebuah buku. Namun peminjam tidak tahu pasti judul buku yang ingin dipinjamnya, hanya mengetahui topik dan isi yang diinginkan dari buku.
o solusi : Buku harus dikelompokkan secara jelas dengan pencarian catalog yang mudah. Sehingga untuk peminjam yang seperti ini, dapat diberikan pilihan atau opsi yang jelas dari daftar buku yang tersedia dan mungkin sesuai dengan yang diinginkannya.
• Petugas tidak mengerti system. Petugas perpustakaan yang masih baru tidak dapat melayani peminjam buku dengan baik sebab system belum dipahami dengan baik.
o solusi : untuk petugas baru, harus diberikan pelatihan terlebih dahulu untuk pengenalan terhadap system atau dapat juga dilakukan pekerjaan percobaan dimana petugas baru diwajibkan untuk bekerja ditemani petugas yang lebih senior.
• Untuk anggota perpustakaan yang ingin membaca buku ditempat, terkadang hanya membaca saja, dan tidak mengembalikan buku ke posisi yang benar, sesuai catalog dan penempatannya.
o solusi : Diperlukan adanya petugas yang mengawasi dalam peletakan buku kembali dan apabila diperlukan, peletakan buku kembali pada tempatnya harus dilakukan oleh petugas tersendiri.
• Jika pada suatu waktu beberapa peminjam ingin meminjam buku secara bersamaan, waktu pelayanan menjadi lama, sebab data harus diinputkan satu persatu.
o solusi : Diperlukan adanya pelayanan secara bersamaan. Pencatatan peminjaman dilakukan secara otomatis oleh beberapa petugas sekaligus. Setiap petugas dapat mengakses data peminjaman yang sama pada saat yang bersamaan, sehingga proses pencatatan dapat dipercepat.
semoga bermamfaat dan membantu anda..